Mitarbeiter*in im International Office (m/w/d), 75% Teilzeit

Max-Planck-Institut für Astronomie, Heidelberg

Astronomie & Astrophysik

(304)

Art der Stelle

Personalwesen

Mitarbeiter*in (m/w/d) im International Office in Teilzeit 75%

Stellenangebot vom 20. Juli 2020

Das Max-Planck-Institut für Astronomie (MPIA) ist mit etwa 300 Mitarbeitenden aus mehr als 40 Ländern eines der weltweit führenden astrophysikalischen Forschungsinstitute. Neben exzellenten Forschungsbedingungen möchte das MPIA seinen Mitarbeitenden ideale Rahmenbedinungen in der Wissenschaft bieten. Zum nächstmöglichen Termin suchen wir eine/n Mitarbeiter*in im

International Office (m/w/d),  Teilzeit 75%
(Kennziffer 304)

Das International Office ist Anlaufstelle für internationale Wissenschaftler*innen  am MPIA. Es bietet Beratung und gezielte Hilfestellung zu allen Themen, die für die Vorbereitung des Aufenthalts und das Leben in Heidelberg wichtig sind. Das International Office unterstützt bei der Beantragung des Einreise-Visums, bietet Hilfestellung bei der Wohnungssuche sowie bei der Suche nach geeigneten Schulen und Kinderbetreuungseinrichtungen. Das International Office bietet Unterstützungsservice bei notwendigen Behördengängen nach der Ankunft in Heidelberg.

Ihre Aufgaben

  • Vorbereitung von Einladungsschreiben und Bescheinigungen für die konsularischen Vertretungen im Heimatland zur Beantragung der Einreisevisa für internationale Wissenschaftler*innen und deren Familienangehörige
  • Unterstützung bei der Beantragung des Aufenthaltstitels bei der lokalen Ausländerbehörde sowie Antragsstellung bei der Zentralen Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) für international Studierende im Praktikum
  • Bearbeitung von Wohnraumanfragen der internationalen Mitarbeitenden
  • Unterstützung bei notwendigen Antragsstellungen bei lokalen Behörden
  • Unterstützung bei der Suche nach geeigneten Schulen und Kinderbetreuungseinrichtungen für Mitarbeitende, Gäste und Konferenzteilnehmer
  • Vermittlung von Deutschkursen für Mitarbeitende und deren Familienangehörige
  • Bearbeitung von Gasteinladungen (Anreise, Unterkunft), Unterbringung von Gästen in Hotels und Gästehäusern
  • Verwaltung der MPIA-Gästewohnungen
  • Betreuung der Webseite sowie Erstellung und Pflege von Informationsmappen und Broschüren für Gäste und neue Mitarbeitende

Ihr Profil

Sie bringen eine einschlägige Berufsausbildung mit und haben bereits erste Berufserfahrungen im Mitarbeiterservice in einem internationalen Arbeitsumfeld vorzugsweise in einer Forschungseinrichtung gesammelt. Sie bringen sehr gute Deutsch-Kenntnisse und kommunikationssichere Englisch-Kenntnisse mit. Idealerweise konnten Sie schon Einblicke in die einschlägigen Einreisebestimmungen und in das Ausländerrecht gewinnen. Gute Kenntnisse im Umgang mit moderner Bürokommunikationstechnik, Windows und Webanwendungen setzen wir voraus. Einen besonderen Wert legen wir auf Zuverlässigkeit, eine team- und service-orientierte, selbständige Arbeitsweise, interkulturelle Kompetenz sowie auf Verhandlungsgeschick und eine gute Kommunikationsfähigkeit.

Wir bieten

Eine abwechslungsreiche und vielseitige Tätigkeit mit flexiblen Arbeitzeiten  in einem internationalen Arbeitsumfeld. Die Bezahlung erfolgt im Rahmen eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses in Teilzeit, 75%, entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung gemäß Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst TVöD (Bund) bis EG 9a. Sozialleistungen werden vergleichbar zum öffentlichen Dienst gewährt, einschließlich einer betrieblichen Altersversorgung.

Die Max-Planck-Gesellschaft ist bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.
Die MPG strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir unterstützen  unsere Mitarbeiter*innen bei der Suche nach geeigneten Kinderbetreuungseinrichtungen.

Ihre Bewerbung

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Onlinebewerbung.

Bitte bewerben Sie sich bis zum 20. August 2020 ausschließlich online unter folgendem Link: Online Bewerbung

 
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